1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de los datos personales utilizados para operar Vookea es el operador identificado en el Aviso Legal vigente del Centro Legal.
Los canales formales para consultas de privacidad y ejercicio de derechos se publican en ese Aviso Legal.
2. MARCO DE PRIVACIDAD
Vookea trata datos personales de acuerdo con la legislación aplicable en la República de Panamá, incluyendo la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales y su reglamentación.
Esta Política debe interpretarse junto con los Términos de Uso, las Condiciones Profesionales cuando correspondan y las políticas específicas de cada contratación.
3. QUÉ ES UN DATO PERSONAL
Dato personal es la información concerniente a una persona natural que la identifica o permite identificarla directa o indirectamente.
Vookea procura recolectar únicamente la información razonablemente necesaria para finalidades determinadas y compatibles con la operación del marketplace.
4. CATEGORÍAS DE DATOS QUE PODEMOS TRATAR
Según la función utilizada, Vookea puede tratar:
• nombre, apellido, correo electrónico, teléfono y otros datos de contacto;
• datos de autenticación y seguridad de cuenta;
• datos de organización, agencia, representación o perfil profesional;
• nombre artístico, biografía, ubicación, categorías, especialidades y contenido de perfil;
• imágenes, logos, fotografías, videos, audios, enlaces y material multimedia aportado por el usuario;
• disponibilidad, agenda, servicios, paquetes y precios;
• información de solicitudes, eventos, lugares, fechas, horarios y requerimientos;
• cotizaciones, propuestas, contratos y aceptaciones;
• pagos, reembolsos, liquidaciones y datos bancarios cuando correspondan;
• mensajes, solicitudes de soporte, reclamos y comunicaciones operativas;
• reseñas y reputación;
• IP, User-Agent, identificadores de sesión, logs, fecha y hora de accesos;
• versión y hash de documentos legales o comerciales aceptados;
• información necesaria para prevención de fraude, seguridad y auditoría.
• nombre, apellido, correo electrónico, teléfono y otros datos de contacto;
• datos de autenticación y seguridad de cuenta;
• datos de organización, agencia, representación o perfil profesional;
• nombre artístico, biografía, ubicación, categorías, especialidades y contenido de perfil;
• imágenes, logos, fotografías, videos, audios, enlaces y material multimedia aportado por el usuario;
• disponibilidad, agenda, servicios, paquetes y precios;
• información de solicitudes, eventos, lugares, fechas, horarios y requerimientos;
• cotizaciones, propuestas, contratos y aceptaciones;
• pagos, reembolsos, liquidaciones y datos bancarios cuando correspondan;
• mensajes, solicitudes de soporte, reclamos y comunicaciones operativas;
• reseñas y reputación;
• IP, User-Agent, identificadores de sesión, logs, fecha y hora de accesos;
• versión y hash de documentos legales o comerciales aceptados;
• información necesaria para prevención de fraude, seguridad y auditoría.
5. FUENTES DE LOS DATOS
Los datos pueden provenir:
• directamente del titular;
• de una organización o agencia autorizada por el titular;
• de otro usuario cuando sea necesario para una contratación legítima;
• de integraciones que el usuario decida conectar;
• de proveedores técnicos utilizados para autenticación, pagos, mapas, almacenamiento, mensajería u otras funciones;
• de registros técnicos generados durante el uso de Vookea;
• de fuentes públicas cuando el tratamiento tenga una base jurídica válida.
• directamente del titular;
• de una organización o agencia autorizada por el titular;
• de otro usuario cuando sea necesario para una contratación legítima;
• de integraciones que el usuario decida conectar;
• de proveedores técnicos utilizados para autenticación, pagos, mapas, almacenamiento, mensajería u otras funciones;
• de registros técnicos generados durante el uso de Vookea;
• de fuentes públicas cuando el tratamiento tenga una base jurídica válida.
6. BASES DE LICITUD
Vookea trata datos personales cuando exista una base jurídica aplicable, que puede incluir:
• consentimiento informado del titular;
• necesidad de ejecutar una obligación contractual en la que el titular sea parte;
• cumplimiento de una obligación legal;
• autorización establecida por una ley especial o normativa aplicable.
• consentimiento informado del titular;
• necesidad de ejecutar una obligación contractual en la que el titular sea parte;
• cumplimiento de una obligación legal;
• autorización establecida por una ley especial o normativa aplicable.
Cuando el tratamiento dependa del consentimiento, Vookea procurará conservar evidencia trazable de la autorización y permitirá su revocación cuando legalmente proceda, sin efectos retroactivos sobre tratamientos ya realizados válidamente.
7. FINALIDADES
Vookea puede utilizar datos para:
• crear, autenticar, administrar y proteger cuentas;
• gestionar perfiles públicos y profesionales;
• verificar identidad, representación y elegibilidad;
• mostrar resultados de búsqueda, filtros, disponibilidad y recomendaciones;
• recibir y procesar solicitudes de contratación;
• generar y administrar cotizaciones;
• generar contratos y evidencia electrónica;
• procesar o conciliar pagos, reembolsos y liquidaciones;
• gestionar cancelaciones y Vookea Protection;
• localizar y presentar alternativas de reemplazo;
• coordinar eventos y servicios;
• habilitar mensajería entre participantes;
• enviar notificaciones operativas;
• atender soporte, reclamos, disputas y revisiones;
• prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados;
• mantener auditoría y trazabilidad;
• cumplir obligaciones legales o requerimientos válidos de autoridades;
• mejorar la seguridad, usabilidad y desempeño de Vookea;
• desarrollar estadísticas agregadas y análisis internos;
• enviar comunicaciones promocionales únicamente cuando exista una base válida y posibilidad de oposición o retiro cuando corresponda.
• crear, autenticar, administrar y proteger cuentas;
• gestionar perfiles públicos y profesionales;
• verificar identidad, representación y elegibilidad;
• mostrar resultados de búsqueda, filtros, disponibilidad y recomendaciones;
• recibir y procesar solicitudes de contratación;
• generar y administrar cotizaciones;
• generar contratos y evidencia electrónica;
• procesar o conciliar pagos, reembolsos y liquidaciones;
• gestionar cancelaciones y Vookea Protection;
• localizar y presentar alternativas de reemplazo;
• coordinar eventos y servicios;
• habilitar mensajería entre participantes;
• enviar notificaciones operativas;
• atender soporte, reclamos, disputas y revisiones;
• prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados;
• mantener auditoría y trazabilidad;
• cumplir obligaciones legales o requerimientos válidos de autoridades;
• mejorar la seguridad, usabilidad y desempeño de Vookea;
• desarrollar estadísticas agregadas y análisis internos;
• enviar comunicaciones promocionales únicamente cuando exista una base válida y posibilidad de oposición o retiro cuando corresponda.
8. DATOS COMPARTIDOS ENTRE CLIENTE Y TALENTO
Una contratación requiere que ciertas partes conozcan información de la otra.
Vookea puede compartir entre cliente, talento y agencia los datos razonablemente necesarios para cotizar, celebrar el contrato, coordinar y ejecutar el servicio, gestionar pagos o resolver incidencias.
No debe utilizarse la información obtenida mediante un booking para finalidades incompatibles, acoso, venta de bases de datos o marketing no autorizado.
9. AGENCIAS Y REPRESENTANTES
Cuando una agencia o representante administra un talento, podrá acceder a la información necesaria para ejercer las funciones autorizadas dentro de Vookea.
La agencia es responsable de contar con autoridad suficiente para gestionar el perfil, responder solicitudes, emitir propuestas o celebrar actos en nombre del talento cuando corresponda.
10. PROVEEDORES DE SERVICIOS
Vookea puede utilizar proveedores de:
• infraestructura y hosting;
• almacenamiento y distribución de archivos;
• correo y notificaciones;
• autenticación;
• prevención de fraude y seguridad;
• mapas y geolocalización;
• pagos;
• analítica;
• soporte;
• video, audio u otras integraciones.
• infraestructura y hosting;
• almacenamiento y distribución de archivos;
• correo y notificaciones;
• autenticación;
• prevención de fraude y seguridad;
• mapas y geolocalización;
• pagos;
• analítica;
• soporte;
• video, audio u otras integraciones.
Los proveedores deben recibir únicamente la información necesaria para la función contratada y quedan sujetos a las obligaciones aplicables de confidencialidad y protección de datos.
11. TRANSFERENCIAS DE DATOS
Cuando una función implique transferencia de datos a otro responsable, custodio o proveedor, Vookea aplicará las condiciones de licitud y salvaguardas exigibles.
Si existe una transferencia internacional, se procurará utilizar mecanismos jurídicos y contractuales compatibles con la legislación panameña de protección de datos.
12. PAGOS Y DATOS FINANCIEROS
Cuando se utilice un proveedor de pagos, determinados datos pueden ser tratados directamente por ese proveedor.
Vookea procurará no almacenar datos financieros sensibles que no sean necesarios para su función operativa y conservará la información transaccional necesaria para conciliación, soporte, auditoría, reembolsos y cumplimiento.
13. DATOS BANCARIOS DE TALENTOS Y AGENCIAS
Para liquidaciones, Vookea puede solicitar información bancaria y datos de titularidad.
El acceso a esa información debe limitarse a personal o sistemas que la necesiten para verificación, operaciones y pagos.
14. GEOLOCALIZACIÓN
Cuando un usuario proporciona una dirección o utiliza funciones de mapas, Vookea puede procesar la ubicación necesaria para calcular distancias, mostrar información del evento o coordinar el servicio.
La plataforma no debe utilizar una ubicación precisa para una finalidad incompatible sin informar al titular.
15. CONTENIDO PÚBLICO
Los perfiles profesionales pueden contener información pública destinada al marketplace, incluyendo nombre artístico, foto o logo, ubicación general, categorías, especialidades, rating, servicios, precios orientativos, disponibilidad y contenido multimedia.
El usuario debe evitar publicar como contenido público información personal sensible o innecesaria.
16. RECOMENDACIONES, RANKING Y AUTOMATIZACIÓN
Vookea puede utilizar señales de perfil, categoría, ubicación, disponibilidad, precio, calidad, reputación o interacción para ordenar resultados o personalizar recomendaciones.
Estas funciones buscan facilitar el descubrimiento de talento y no sustituyen por sí solas la decisión contractual del cliente.
Cuando Vookea utilice inteligencia artificial u otros sistemas automatizados para una función que afecte de forma material al usuario, deberá informar el alcance correspondiente y mantener controles compatibles con la legislación aplicable.
17. EVIDENCIA DE ACEPTACIONES
Para acreditar una aceptación legal, comercial o contractual, Vookea puede conservar:
• usuario;
• documento;
• versión;
• hash de integridad;
• snapshot del contenido;
• fecha y hora;
• IP;
• User-Agent;
• organización o contexto;
• identificadores de transacción.
• usuario;
• documento;
• versión;
• hash de integridad;
• snapshot del contenido;
• fecha y hora;
• IP;
• User-Agent;
• organización o contexto;
• identificadores de transacción.
Estos registros pueden conservarse aunque una versión deje de ser la vigente, porque permiten demostrar qué condiciones fueron aceptadas en una operación anterior.
18. CONSERVACIÓN
Vookea conserva datos durante el tiempo razonablemente necesario para:
• mantener una cuenta activa;
• ejecutar contrataciones;
• cumplir obligaciones contractuales;
• efectuar liquidaciones;
• atender reembolsos;
• resolver reclamos;
• prevenir fraude;
• mantener evidencia legal, financiera y de auditoría;
• cumplir obligaciones legales.
• mantener una cuenta activa;
• ejecutar contrataciones;
• cumplir obligaciones contractuales;
• efectuar liquidaciones;
• atender reembolsos;
• resolver reclamos;
• prevenir fraude;
• mantener evidencia legal, financiera y de auditoría;
• cumplir obligaciones legales.
Los plazos pueden variar según la categoría de dato y la obligación aplicable. Cuando ya no exista una finalidad válida de conservación, los datos deben eliminarse, anonimizarse o bloquearse según corresponda.
19. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Vookea aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.
Estas medidas pueden incluir controles de acceso, autenticación, registro de actividad, gestión de permisos, cifrado cuando corresponda, copias de seguridad, segregación de funciones y revisión de incidentes.
Las personas que intervienen en el tratamiento deben respetar la confidencialidad de los datos.
20. INCIDENTES DE SEGURIDAD
Si se produce un incidente de seguridad que afecte datos personales, Vookea evaluará su alcance, adoptará medidas de contención y cumplirá las comunicaciones o actuaciones que exija la normativa aplicable.
21. MENORES DE EDAD
Vookea no está diseñado para que una persona sin capacidad legal celebre por sí sola obligaciones contractuales vinculantes.
Cuando un menor participe como talento, su información debe ser administrada con la representación, autorización y protección que corresponda.
22. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares pueden ejercer los derechos reconocidos por la legislación panameña, incluyendo acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad cuando resulten aplicables.
De acuerdo con los plazos informados por la autoridad panameña de protección de datos:
• acceso: hasta diez días hábiles;
• rectificación: hasta cinco días hábiles;
• cancelación: hasta diez días hábiles;
• portabilidad: hasta diez días hábiles;
• oposición: efecto inmediato, salvo que exista un motivo legítimo imperioso o una necesidad relacionada con reclamaciones, conforme al marco aplicable.
• acceso: hasta diez días hábiles;
• rectificación: hasta cinco días hábiles;
• cancelación: hasta diez días hábiles;
• portabilidad: hasta diez días hábiles;
• oposición: efecto inmediato, salvo que exista un motivo legítimo imperioso o una necesidad relacionada con reclamaciones, conforme al marco aplicable.
23. CÓMO EJERCER DERECHOS
La solicitud debe enviarse al canal de privacidad publicado en el Aviso Legal.
Vookea podrá solicitar información razonable para verificar la identidad del solicitante y evitar entregar o modificar datos a una persona no autorizada.
La respuesta se dará dentro de los plazos que correspondan según la naturaleza de la solicitud y la normativa aplicable.
24. REVOCACIÓN DEL CONSENTIMIENTO
Cuando un tratamiento se base en consentimiento, el titular podrá revocarlo cuando proceda.
La revocación no afecta la licitud del tratamiento realizado antes de su retiro ni impide conservar información cuando exista otra base jurídica válida, una obligación legal o una necesidad de defensa de reclamaciones.
25. AUTORIDAD DE CONTROL
En Panamá, la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información, mediante su Dirección de Protección de Datos Personales, ejerce funciones de control en materia de protección de datos.
El uso de canales internos de Vookea no limita el derecho del titular a acudir ante la autoridad competente.
26. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
El uso de cookies, almacenamiento local y tecnologías similares se explica en la Política de Cookies de Vookea.
27. VENTA DE DATOS
Vookea no utiliza como modelo de negocio la venta de bases de datos personales de usuarios a terceros.
La transferencia necesaria para operar servicios, cumplir contratos, procesar pagos o atender obligaciones legales no se considera venta de una base de datos.
28. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA
Vookea puede actualizar esta Política por cambios legales, regulatorios, tecnológicos o de producto.
Cada versión se identifica y conserva. Cuando un cambio sea material y requiera una nueva aceptación, la plataforma podrá bloquear temporalmente el uso hasta que el usuario revise y acepte la versión vigente.
29. CONTACTO
La identidad del responsable y los canales legales y de privacidad vigentes se encuentran en el Aviso Legal del Centro Legal de Vookea.
30. APLICACIONES MÓVILES Y DATOS TÉCNICOS
Cuando se utiliza la aplicación móvil, Vookea puede tratar información técnica necesaria para operar, proteger, diagnosticar y mejorar el servicio, como sistema operativo, versión de la aplicación, modelo o características generales del dispositivo, identificadores de instalación o sesión, tokens de notificaciones, eventos de uso, rendimiento, errores y fallos de la aplicación.
31. AUTENTICACIÓN, FIREBASE Y SERVICIOS DE GOOGLE
Cuando el usuario elige iniciar sesión con Google, Vookea procesa la información necesaria para autenticar la cuenta mediante la integración correspondiente.
La aplicación utiliza servicios de Firebase según las funciones habilitadas, incluyendo analítica de uso, diagnóstico de fallos mediante Crashlytics y entrega de notificaciones push mediante Firebase Cloud Messaging. El sitio web puede utilizar Google Analytics para medición del uso y rendimiento conforme a la configuración y base jurídica aplicables.
32. META Y MEDICIÓN DE CONVERSIONES
Vookea puede utilizar tecnologías de Meta para medir el rendimiento de campañas, atribución y eventos comerciales relevantes.
En el sitio web, esta medición puede incluir Meta Pixel y Conversions API. La integración de servidor puede procesar identificadores técnicos y, cuando corresponda, identificadores seudonimizados o hasheados, información del navegador, IP, User-Agent y señales necesarias para medición y deduplicación.
En la aplicación móvil, Vookea puede utilizar Meta App Events para eventos definidos expresamente por la plataforma. En la configuración actual, el registro automático de eventos y la recopilación del identificador publicitario mediante esa integración permanecen desactivados. Cualquier cambio material de esta configuración deberá respetar las reglas de información, permisos y consentimiento que correspondan.
33. PERMISOS DEL DISPOSITIVO
Según la función utilizada, Vookea puede solicitar acceso a:
• fotografías y videos seleccionados para perfiles, flyers, evidencia u otros contenidos;
• ubicación o datos de lugar necesarios para eventos, distancias o mapas;
• notificaciones para avisos operativos;
• calendario del dispositivo cuando el usuario decide sincronizar fechas;
• cámara u otros recursos únicamente cuando una función habilitada lo requiera.
• fotografías y videos seleccionados para perfiles, flyers, evidencia u otros contenidos;
• ubicación o datos de lugar necesarios para eventos, distancias o mapas;
• notificaciones para avisos operativos;
• calendario del dispositivo cuando el usuario decide sincronizar fechas;
• cámara u otros recursos únicamente cuando una función habilitada lo requiera.
El usuario puede administrar o revocar permisos desde los ajustes del sistema operativo. La revocación puede impedir el funcionamiento de la característica dependiente del permiso.
34. MAPAS, CALENDARIOS Y CONTENIDO EXTERNO
Las funciones de mapas, geocodificación, inicio de sesión, reproducción de contenido, calendarios u otras integraciones pueden requerir comunicación con proveedores externos. Cuando el usuario conecta o utiliza una integración, Vookea limita el intercambio a la información razonablemente necesaria para esa función.
35. ALY, SOPORTE E INTELIGENCIA ARTIFICIAL
Cuando el usuario conversa con Aly, el contenido de la consulta, el contexto autorizado de soporte y la información necesaria para responder pueden ser procesados por Vookea y por el proveedor de inteligencia artificial configurado para esa función.
Vookea puede conservar dentro de sus sistemas el historial de soporte necesario para continuidad, auditoría y escalamiento a atención humana. El usuario no debe incluir información sensible que no sea necesaria para resolver su consulta.
36. ELIMINACIÓN DE CUENTA Y DATOS
El usuario puede iniciar la eliminación de su cuenta desde la aplicación en Legal y privacidad o desde la página pública de eliminación de cuenta disponible en el Centro Legal.
Vookea puede solicitar verificación de identidad antes de ejecutar una eliminación, especialmente cuando la solicitud se inicia sin una sesión autenticada.
Una solicitud de eliminación no obliga a destruir datos que deban conservarse por una base jurídica distinta. Vookea puede retener, durante el plazo aplicable, registros necesarios para contratos, pagos, reembolsos, liquidaciones, obligaciones fiscales o contables, prevención de fraude, seguridad, disputas, evidencia de aceptaciones legales o defensa de reclamaciones. Los demás datos se eliminan, anonimizan o bloquean cuando ya no existe una finalidad válida de conservación.
37. PROVEEDORES Y SDK DE TERCEROS
Los SDK, bibliotecas y proveedores integrados en Vookea deben utilizarse únicamente para finalidades compatibles con esta Política. Vookea evalúa las funciones de terceros que incorpora y procura limitar la información compartida a la necesaria para autenticación, analítica, seguridad, mensajería, pagos, mapas, soporte, medición u otras funciones informadas.
38. CONTROLES DEL USUARIO
Además de los derechos previstos en esta Política, el usuario puede utilizar controles del sistema operativo, del navegador y de Vookea para administrar permisos y preferencias disponibles. Retirar un permiso o consentimiento no afecta tratamientos realizados válidamente antes del retiro y no impide tratamientos necesarios para cumplir una obligación legal o contractual.