1. OBJETO
Esta Política explica cómo Vookea registra electrónicamente solicitudes, cotizaciones, contratos y aceptaciones.
2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Vookea puede generar documentos y registros electrónicos asociados a una contratación.
Estos documentos pueden conservarse en formato digital y formar parte del expediente del booking.
3. IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO
La aceptación se asocia a la cuenta autenticada que ejecuta la acción.
La plataforma puede registrar usuario, organización, rol, fecha, hora, IP, User-Agent y otros datos técnicos de trazabilidad.
4. VERSIONES
Las cotizaciones y contratos pueden tener múltiples versiones.
Una nueva versión no modifica silenciosamente una versión anterior: Vookea conserva la trazabilidad necesaria para identificar qué documento fue presentado y aceptado.
5. HASH DE INTEGRIDAD
Vookea puede calcular un hash criptográfico SHA-256 sobre documentos, snapshots o versiones.
El hash permite detectar si el contenido utilizado como evidencia difiere del contenido originalmente registrado.
6. COTIZACIÓN
Cuando el cliente acepta una cotización, Vookea registra la versión específica aceptada.
Si la cotización cambia materialmente, debe generarse una nueva versión y el cliente puede tener que aceptarla nuevamente.
7. POLÍTICA COMERCIAL
La aceptación de una cotización final también puede registrar la Política de contratación, pagos, cancelación y Vookea Protection aplicable.
Esa aceptación incluye versión y hash y se asocia al booking.
8. CONTRATO
El contrato de prestación de servicios identifica al cliente y al talento o agencia prestadora.
El contrato puede incorporar o referenciar la cotización y el snapshot comercial aceptados.
9. FIRMA O ACEPTACIÓN DEL TALENTO
Cuando el flujo requiera aceptación del talento o agencia, Vookea registra la evidencia de esa acción.
10. FIRMA O ACEPTACIÓN DEL CLIENTE
Cuando el cliente acepta el contrato, Vookea registra la versión contractual y su integridad.
11. EFECTO DEL PAGO
La aceptación contractual no implica necesariamente que el evento esté pagado o confirmado.
El estado del booking depende además del calendario y estado de pago exigible.
12. COPIA Y ACCESO
Las partes deben poder consultar el contrato y la información relevante de su booking dentro de los mecanismos disponibles en Vookea.
Vookea conserva el expediente necesario para trazabilidad, soporte y cumplimiento.
13. RECHAZO O SOLICITUD DE CAMBIOS
Un usuario puede rechazar una propuesta o solicitar cambios cuando el flujo lo permita.
Solicitar cambios no autoriza a alterar retroactivamente una versión ya registrada.
14. REEMPLAZOS
Si Vookea Protection genera un booking sustituto, la nueva contratación utiliza su propio contrato y aceptación.
El booking original conserva su evidencia histórica.
15. EVIDENCIA
Los registros electrónicos pueden incluir:
• identificadores únicos;
• versión del documento;
• hash;
• snapshot;
• usuario;
• organización;
• fecha y hora;
• IP;
• User-Agent;
• estado del booking;
• cotización relacionada;
• aceptación comercial relacionada.
• identificadores únicos;
• versión del documento;
• hash;
• snapshot;
• usuario;
• organización;
• fecha y hora;
• IP;
• User-Agent;
• estado del booking;
• cotización relacionada;
• aceptación comercial relacionada.
16. SEGURIDAD DE CREDENCIALES
Cada usuario debe proteger sus credenciales.
Si una cuenta fue comprometida, el usuario debe comunicarlo a Vookea tan pronto sea razonablemente posible.
17. CORRECCIONES
Un error material detectado antes de aceptar debe corregirse mediante una nueva versión o el mecanismo habilitado.
No se deben editar retroactivamente evidencias de aceptación para hacerlas coincidir con condiciones posteriores.
18. MARCO JURÍDICO
La contratación electrónica de Vookea se estructura conforme al marco panameño aplicable a documentos y firmas electrónicas, incluyendo la Ley 51 de 22 de julio de 2008 y sus modificaciones y reglamentación.
19. DOCUMENTOS QUE REQUIERAN FORMALIDADES ESPECIALES
Si una operación estuviera sujeta legalmente a una formalidad especial que no pueda satisfacerse mediante el mecanismo ordinario de Vookea, la plataforma podrá requerir un procedimiento adicional.
20. CONSERVACIÓN
La evidencia se conserva durante el tiempo necesario para ejecutar la contratación, resolver disputas, cumplir obligaciones financieras y legales y proteger los derechos de las partes.
21. NO ALTERACIÓN
Las tablas y registros de aceptación definidos como append-only no deben modificarse o eliminarse mediante operaciones ordinarias de la plataforma.